Аутсорсинг кадрового учета включает в себя не только оформление всех кадровых документов в соответствии с требованиями российского законодательства, но и профессиональные консультации по вопросам ведения кадрового делопроизводства в любое время на всем протяжении сотрудничества. Таким образом, кадровый учет фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).

Использование кадрового аутсорсинга имеет ряд преимуществ:

1. Снижение рисков и улучшение качества

2. Сокращение материальных и трудовых затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства

3. Освобождение активов для развития основных направлений бизнеса

4. Гибкость в управлении численностью персонала

5. Постоянная консультационная поддержка организации по вопросам трудовых отношений

Зачастую компании не обращают должного внимания на качество ведения кадрового учета, что нередко становится причиной рисков, крупных штрафов и споров с сотрудниками. Мы рекомендуем с самого начала обезопасить себя от рисков и доверить постановку кадрового учета профессионалам.

В случае, если в компании кадровый учет ставится «с нуля», специалисты оформляют целый ряд документов: внутренние локальные акты, трудовой договор и дополнительные соглашения, приказа, личные карточки, штатное расписание, табели учета рабочего времени, журналы регистрации и так далее.

Постановка кадрового учета в компании включает в себя целый ряд мероприятий:

1)     разработку, составление и оформление пакета кадровых документов, обязательного для каждого работодателя с учетом требований законодательства и специфики работы компании;

2)     оказание консультаций и обучение сотрудников компании правилам ведения кадрового делопроизводства.

Преимущества правильной организации кадрового учета:

1)     сокращение трудовых и материальных затрат на постановку кадрового учета;

2)     разработка и оформление юридически грамотных кадровых документов;

Правильная организация кадрового учета не только дает уверенность при прохождении инспекционной проверки, но и максимально снижает риски работодателя и адаптирует систему кадрового производства к целям компании.

Оформление кадрового учета в соответствие с действующим законодательством и нормативными требованиями включает:

1)         восстановление обязательных кадровых документов;

2)         создание и дополнение недостающих документов кадровой службы с учетом специфики работы, задач и требований действующего трудового законодательства;

3)         приведение имеющихся кадровых документов в соответствие с требованиями действующего трудового законодательства;

4)         оформление кадровой документации за любой период времени и дополнение недостающих кадровых документов;

5)         создание оптимальной системы кадрового делопроизводства с учетом специфики деятельности.

При оформлении на работу иностранных граждан необходимо соблюдать достаточно сложные процедуры. Например, необходим целый ряд документов: разрешение на привлечение иностранной рабочей силы, разрешение на работу, рабочая виза и прочие документы, оформленные в соответствии с российским законодательством.

Подобную задачу целесообразно доверить специалисту, так как ошибки в процедуре учета иностранных граждан могут привести к крупным штрафам – до 500 тысяч рублей.

Разработка кадровых документов, локальных нормативных актов - достаточно трудоемкий процесс, требующий времени и знаний, так как соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации необходим целый ряд документов:

1)     документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб, носящие обязательный характер (например, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных и др.);

2)     локальные нормативные акты, носящие рекомендательный характер (должностные инструкции, положения о подразделениях и др.);

3)     документы для оформления трудовых отношений с Работником (трудовой договор и др.);

4)     документы по оптимизации кадрового делопроизводства.

Для того чтобы быть уверенным в правильном оформлении всех документов, избежать рисков в будущем, а также необходимости восстанавливать кадровый учет, целесообразно доверить  разработку кадровых документов профессионалам.

Группа компаний Business Assistance может гарантировать:

• наличие в компании локальных нормативных актов, составленных в  соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации,

• тщательный анализ состояния имеющихся локальных актов и исправление обнаруженных в них нарушений,

• оценку рисков, связанных с конкретной ситуацией,

• подготовку к инспекционной проверке.

Изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на важность правильного и полного ведения кадрового учета и проведения кадрового аудита.

Важнейшим инструментом снижения рисков и повышения эффективности работы с персоналом любой компании является аудит системы кадрового учета, то есть:

1) проверка и подтверждение правильности организации кадрового учета,

2) оценка рисков в связи с выявленными нарушениями,

3) рекомендации по их устранению и оптимизация работы с документами кадрового делопроизводства.

Результатом аудита системы кадрового учета является:

1)         минимизация возможных рисков и финансовых потерь в виде штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства;

2)         снижение рисков, связанных с трудовыми спорами и жалобами работников в правоохранительные и контролирующие государственные органы;

Выборочная проверка по специальному заданию заказчика, которая проводится с целью предоставить руководству компании информацию о состоянии кадрового учета на предприятии. Экспресс-аудит проводится в самые краткие сроки, в основном, для того, чтобы, опираясь на выявленные недочеты и ошибки определить возможные риски при ведении кадрового учета.