Аутсорсинг кадрового учета включает в себя не только оформление всех кадровых документов в соответствии с требованиями российского законодательства, но и профессиональные консультации по вопросам ведения кадрового делопроизводства в любое время на всем протяжении сотрудничества. Таким образом, кадровый учет фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).
Использование кадрового аутсорсинга имеет ряд преимуществ:
1. Снижение рисков и улучшение качества
2. Сокращение материальных и трудовых затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства
3. Освобождение активов для развития основных направлений бизнеса
4. Гибкость в управлении численностью персонала
5. Постоянная консультационная поддержка организации по вопросам трудовых отношений
Зачастую компании не обращают должного внимания на качество ведения кадрового учета, что нередко становится причиной рисков, крупных штрафов и споров с сотрудниками. Мы рекомендуем с самого начала обезопасить себя от рисков и доверить постановку кадрового учета профессионалам.
В случае, если в компании кадровый учет ставится «с нуля», специалисты оформляют целый ряд документов: внутренние локальные акты, трудовой договор и дополнительные соглашения, приказа, личные карточки, штатное расписание, табели учета рабочего времени, журналы регистрации и так далее.
Постановка кадрового учета в компании включает в себя целый ряд мероприятий:
1) разработку, составление и оформление пакета кадровых документов, обязательного для каждого работодателя с учетом требований законодательства и специфики работы компании;
2) оказание консультаций и обучение сотрудников компании правилам ведения кадрового делопроизводства.
Преимущества правильной организации кадрового учета:
1) сокращение трудовых и материальных затрат на постановку кадрового учета;
2) разработка и оформление юридически грамотных кадровых документов;
соблюдение требований трудового законодательства.
Правильная организация кадрового учета не только дает уверенность при прохождении инспекционной проверки, но и максимально снижает риски работодателя и адаптирует систему кадрового производства к целям компании.
Оформление кадрового учета в соответствие с действующим законодательством и нормативными требованиями включает:
1) восстановление обязательных кадровых документов;
2) создание и дополнение недостающих документов кадровой службы с учетом специфики работы, задач и требований действующего трудового законодательства;
3) приведение имеющихся кадровых документов в соответствие с требованиями действующего трудового законодательства;
4) оформление кадровой документации за любой период времени и дополнение недостающих кадровых документов;
5) создание оптимальной системы кадрового делопроизводства с учетом специфики деятельности.
При оформлении на работу иностранных граждан необходимо соблюдать достаточно сложные процедуры. Например, необходим целый ряд документов: разрешение на привлечение иностранной рабочей силы, разрешение на работу, рабочая виза и прочие документы, оформленные в соответствии с российским законодательством.
Подобную задачу целесообразно доверить специалисту, так как ошибки в процедуре учета иностранных граждан могут привести к крупным штрафам – до 500 тысяч рублей.
Разработка кадровых документов, локальных нормативных актов - достаточно трудоемкий процесс, требующий времени и знаний, так как соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации необходим целый ряд документов:
1) документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб, носящие обязательный характер (например, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных и др.);
2) локальные нормативные акты, носящие рекомендательный характер (должностные инструкции, положения о подразделениях и др.);
3) документы для оформления трудовых отношений с Работником (трудовой договор и др.);
4) документы по оптимизации кадрового делопроизводства.
Для того чтобы быть уверенным в правильном оформлении всех документов, избежать рисков в будущем, а также необходимости восстанавливать кадровый учет, целесообразно доверить разработку кадровых документов профессионалам.
Группа компаний Business Assistance может гарантировать:
• наличие в компании локальных нормативных актов, составленных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации,
• тщательный анализ состояния имеющихся локальных актов и исправление обнаруженных в них нарушений,
• оценку рисков, связанных с конкретной ситуацией,
• подготовку к инспекционной проверке.
Изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на важность правильного и полного ведения кадрового учета и проведения кадрового аудита.
Важнейшим инструментом снижения рисков и повышения эффективности работы с персоналом любой компании является аудит системы кадрового учета, то есть:
1) проверка и подтверждение правильности организации кадрового учета,
2) оценка рисков в связи с выявленными нарушениями,
3) рекомендации по их устранению и оптимизация работы с документами кадрового делопроизводства.
Результатом аудита системы кадрового учета является:
1) минимизация возможных рисков и финансовых потерь в виде штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства;
2) снижение рисков, связанных с трудовыми спорами и жалобами работников в правоохранительные и контролирующие государственные органы;
юридически грамотное и эффективное выстраивание кадровой политики компании.
Выборочная проверка по специальному заданию заказчика, которая проводится с целью предоставить руководству компании информацию о состоянии кадрового учета на предприятии. Экспресс-аудит проводится в самые краткие сроки, в основном, для того, чтобы, опираясь на выявленные недочеты и ошибки определить возможные риски при ведении кадрового учета.